Le coût d’un projet ERP avec Business Central ne se résume pas au prix des licences. En effet, un budget réaliste additionne les abonnements SaaS, l’intégration, les coûts internes, les modules complémentaires, puis la TMA (Tiers Maintenance Applicative) et le MCO (Maintien en Condition Opérationnel) en phase d’usage. L’objectif est de raisonner en TCO (Total Cost of Ownership) sur 24 mois, avec une méthode claire et des fourchettes crédibles.
Coût projet ERP avec Business Central : licences et infrastructures SaaS
Il existe plusieurs niveaux de licences Business Central : Team Members, Essentials, Premium et Device. Les prix de référence sont publiés en USD et convertis en euros par votre revendeur (CSP). Le taux de change et la TVA peuvent apporter une légère variation dans vos calculs. Vous trouverez ci-dessous les prix à jour du 01/11/2025.
Le plan Premium s’impose pour gérer la Production et le Service Management. Pour un périmètre Finance et Négoce, les licences Essentials suffisent. Le plan Team member offre une vision en lecture. Enfin le plan Device sert à connecter des terminaux mobiles ou imprimantes (pour la logistique par exemple).
Concernant les coûts d’infrastructure, il n’y en a pas. En effet, dans un mode SaaS, l’infrastructure est incluse : environnements, stockage de base et mises à jour. Surveillez toutefois vos volumes de données et les options payantes si besoin. En effet, il peut être judicieux d’utiliser d’autres applications Microsoft comme Outlook ou Teams pour bénéficier de l’interopérabilité de ces outils avec Business Central.
Coût d’un projet ERP avec Business Central : prestations d’intégration
Le coût d’un projet d’intégration Business Central dépend fortement de l’approche de gestion de projet. Ainsi, le forfait convient si le périmètre est clair, les processus proches du standard et les interfaces limitées. Alors que la régie aide lorsque le périmètre possède trop de zones d’incertitudes : qualité des données, cartographie des interfaces, risques de spécifiques. On avance alors par sprints et on arbitre au fil des découvertes.
Les facteurs qui influencent le coût d’intégration sont le périmètre fonctionnel, les états et éditions, les interfaces (CRM, e-commerce, WMS, banques, plateforme agréée), la reprise de données et les développements spécifiques. En général : le budget est réparti de la manière suivant :
Dans la mesure du possible, les développements spécifiques doivent rester sous 10 % afin d’optimiser la phase de maintenance.
Coûts internes : l’effort souvent sous-estimé
Les coûts internes ne sont pas facturés par l’intégrateur. Pourtant, ils conditionnent l’issue du projet. La MOA, les ateliers de prise de besoin, les tests, la formation et la montée en compétence demandent du temps. Une estimation simple consiste à retenir 15 à 30 % du montant des prestations externes. De plus, la qualité des référentiels (TVA, SIREN/SIRET, adresses, modes de règlement) influe directement sur la charge interne et le nombre d’itérations. Des données propres réduisent les rejets et accélèrent la recette.
Modules et usages complémentaires : impact sur le TCO
Un projet Business Central comprend souvent des briques additionnelles. En logistique, un WMS implique des terminaux code-barres et parfois l’usage de licences Device et applications tiers payantes. Un add-on comme Continia Document Capture automatise la capture, la validation et l’archivage de documents tels que les factures avec une tarification au volume. Pour la facturation électronique, une plateforme agréée (PA, ex-PDP) connectée à Business Central est nécessaire. Les coûts de mise en œuvre sont souvent faibles et les coûts récurrents sont souvent composés d’un abonnement et d’une tarification au volume. L’extension des usages Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Power Automate) crée des gains, mais suppose d’anticiper licences et paramétrages.
MCO, TMA et montées de version
Dans le cas d’un usage en mode Saas, la maintenance applicative est incluse (correction de bugs par l’éditeur, mise à disposition des nouvelles versions).
D’un autre côté, la TMA couvre l’assistance, les petites évolutions et le support utilisateurs. Celle-ci est le plus souvent assurée par un intégrateur. Dimensionnez-la selon vos SLA, votre volume de tickets et votre portée géographique. Un repère raisonnable se situe autour de 10 % par an du budget d’intégration la première année puis entre 5 et 10% les années suivantes.
Méthode d’estimation : TCO 24 mois
La façon la plus robuste de budgéter consiste à raisonner en TCO sur 2 ans :
TCO = (Licences annuelles × n années) + Prestations d’intégration + Add-ons/PA ((fixe + variables) x n) + Coûts internes (temps) + TMA annuelle × n
Fourchettes estimatives
- Pour une PME (Finance et Négoce, pas de production, peu / pas d’interface, données propres ou non-reprises).
Un parc type pourrait inclure 7 Essentials, 3 Team Members et un accès External Accountant.
La conversion en € dépend du CSP. Les prestations s’établissent généralement entre 60 et 80k € pour un périmètre standard, avec ~15k € de coûts internes (MOA, tests, formation) et une TMA d’environ 7 k€/an. Sur 2 ans, l’ordre de grandeur du TCO devient :
TCO = 60 (presta.) + 12 (licences sur 24 mois) + 9 (interne) + 12 (TMA) = 93k €
- Pour une ETI (Finance, Négoce, Production et WMS).
Le parc peut ressembler à 5 Premium, 15 Essentials, 6 Team Members et 3 Device.
Les prestations varient alors plutôt entre 150 et 250k € (processus de production, WMS, peu d’interfaces), avec ~40 k€ de coûts internes et un add-on WMS à chiffrer (matériel + Device). Sur 2 ans, on aboutit à un TCO du type :
TCO = 150 (Presta) + 38 (licences) + 22 (internes) + 7 (WMS) + 30 (TMA) = 247k €
Dans les deux cas, ce sont des fourchettes à affiner après cadrage (process, données, interfaces)
Pièges courants & leviers d’optimisation
- Sous-estimer la reprise des données : des référentiels fragiles (TVA, SIREN/SIRET, adresses) génèrent rejets et retards. Automatisez les contrôles amont et planifiez un data cleanup avant le build.
- Multiplier les développements spécifiques : vous créez de la dette technique. Tenez la ligne standard-first et privilégiez les add-ons certifiés.
- Négliger la TMA et les tests : le coût caché se révèle en exploitation. Contractualisez des SLA réalistes et un plan de non-régression à chaque release.
- Leviers rapides : lancer un pilote limité, former les rôles clés, faire un POC pour la plateforme agréée (PA) et l’OCR, et jalonner le cutover par vagues.
Au final, le coût d’un projet Business Central se pilote par le périmètre (Essentials vs Premium, production/WMS), la qualité des données, le choix des add-ons (OCR, plateforme agréée pour la e-facture, WMS) et une vision TCO 24–36 mois qui intègre licences, intégration, coûts internes et TMA.
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