Les entreprises produisent chaque année de plus en plus de données qu’il est indispensable de protéger tout en respectant des contraintes juridiques de conservations de certains documents (factures, devis…). Afin de protéger ces données, les entreprises ont recours à la sauvegarde et à l’archivage. Ce sont des pratiques différentes, mais qui restent cependant complémentaires.
En cas d’erreurs ou de problèmes techniques, l’entreprise pourra facilement restaurer les données grâce à des copies régulières. En cas de contrôle, un défaut de conservation de certaines données sensibles pourra exposer l’entreprise à des sanctions judiciaires d’ou l’importance d’un suivi régulier. Mais deux principaux modes d’enregistrement existent et nous allons vous les détailler.
Quelle est la différence entre sauvegarde et archivage de données ?
Aujourd’hui, encore beaucoup d’entreprises font l’erreur de se servir de leur méthode de sauvegarde comme méthode d’archivage car elles pensent que ces deux notions sont semblables. Cependant, c’est une mauvaise pratique car les sauvegardes sont très volumineuses et conservées sur une longue période, entraînent des coûts exorbitants. Il est donc important de faire la différence entre ces deux notions.
Quelques définitions :
Une sauvegarde permet de restaurer les données de façon équivalente en cas de dommages, suppressions non volontaires ou problèmes techniques, grâce à des duplicatas effectués en amont. Dans la majorité des cas, les sauvegardes concernent des données encore utilisées dans l’entreprise.
Lorsqu’une sauvegarde est réalisée, les données de base ne sont pas effacées. On peut sauvegarder différents types de fichiers : fichiers complets d’un ordinateur, photos, vidéos, bases de données… Le but d’une sauvegarde est de reconstituer les données qui ont subi des endommagements.
👉 Pour en savoir plus sur la sauvegarde retrouvez ici un article. Trois modes de sauvegarde des données pour une PME
Une archive est une copie d’une donnée afin que celle-ci devienne une référence pour l’entreprise. Dans la majorité des cas, une fois que l’entreprise crée l’archive, elle supprime l’original même si ce n’est pas obligatoire. Contrairement à la sauvegarde qui possède qu’un seul but (restaurer des données endommagées), l’archive en possède plusieurs. Le plus commun est de pouvoir conserver, récupérer et prendre connaissance de données désuètes dans le futur : contrats, commandes, devis, mails avec informations importantes… L’archivage permet de libérer de l’espace de stockage et implique, dans la majorité des cas, des données que l’entreprise n’utilise plus au moment de l’archivage.
Des pratiques éloignées
Les notions de sauvegarde et d’archivage de données sont différentes.
La sauvegarde joue un rôle crucial dans la protection des données en permettant la restauration rapide et précise des informations en cas d’incidents tels que des pannes système ou des erreurs humaines. Elle capture l’état actuel des données à un moment donné, comme une photographie instantanée. Elle peut inclure des fichiers individuels, des applications entières ou des bases de données complexes. Pour réussir une restauration efficace, il est essentiel de sauvegarder régulièrement et de conserver ces copies dans des emplacements sécurisés. La sauvegarde garantit la disponibilité immédiate des données opérationnelles essentielles et nécessite une gestion proactive pour assurer la continuité des activités.
En revanche, l’archivage se concentre sur la préservation à long terme des données historiques et légales. Elles ne sont plus utilisées à l’instant T mais il est essentiel de les conserver pour la conformité réglementaire ou les besoins de référence futurs. Contrairement à la sauvegarde, qui capture des copies à des moments précis. L’archivage stocke les versions originales des données dans un format accessible sur une période prolongée. Il faut organiser les archives pour faciliter la recherche et la récupération des informations historiques sur de vastes périodes. Cette pratique permet de libérer de l’espace de stockage actif tout en assurant une préservation sécurisée et accessible des données essentielles à long terme.
La complémentarité entre la sauvegarde et l’archivage
Ces deux pratiques, bien que distinctes, sont incontournables et indispensables pour une gestion efficace des données. Elles assurent la protection et la disponibilité des informations en cas de besoin immédiat. Elles préservent aussi les informations vitales pour des périodes prolongées. Une bonne stratégie de gestion des données doit intégrer des procédures de sauvegarde régulières et des politiques d’archivage solides. Cela permet une gestion complète du cycle de vie des données, assurant la continuité des opérations. Les entreprises qui utilisent à la fois la sauvegarde et l’archivage optimisent leur sécurité et leur conformité réglementaire.
Ainsi, vous l’aurez compris à travers cet article : ne confondez pas ces deux notions de sauvegarde et d’archivage. Vous ne devez surtout pas utiliser vos moyens de sauvegarde comme moyens d’archivage. Cela peut entraîner une gestion inefficace des données et des coûts élevés. Adopter des stratégies distinctes pour la sauvegarde et l’archivage assure une meilleure gestion des ressources et une plus grande efficacité. En séparant clairement ces deux processus, les entreprises peuvent éviter les erreurs coûteuses et améliorer leur résilience face aux imprévus. Cependant, il est important de les utiliser car les deux techniques se complètent.
Des outils existent et sont spécialisées dans la sauvegarde et la restauration des données comme Backupify qui est spécialisé dans les applications web. Les entreprises peuvent y sauvegarder leurs données Google Apps for Business et Salesforce par exemple.
En parallèle, Google Vault a été développé par Google Apps for Business et permet également d’archiver vos données.
Vault vous permet de conserver, de préserver à titre conservatoire, de rechercher et d’exporter des données pour répondre aux besoins de conservation des données et d’e-discovery de votre organisation.
👉 Lisez cet article pour en savoir plus sur la protection des bases de données d’entreprise
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Pour résumé, la sauvegarde et l’archivage des données sont deux techniques bien distinct. Cependant afin d’améliorer la sécurité et la gestion des données les deux techniques fonctionnent ensemble. Dans ce contexte, il est crucial pour les entreprises d’adopter une approche stratégique et en adéquation avec l’entreprise. Hello Pomelo s’engage à accompagner les entreprises dans leur transformation digitale. Tout en sécurisant leurs données critiques et en garantissant leur disponibilité à long terme. Nos équipe DevOps, vous accompagne pour mettre en place des solutions sur-mesure afin d’assurer la sécurité de vos données et des solutions adaptées à vos besoins. N’hésitez plus contactez nous !
