Dans une ère où la numérisation et l’optimisation des processus internes sont cruciales, l’implantation d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) est un projet majeur pour toute entreprise qui souhaite rester concurrentielle. Nous définissons un ERP comme un logiciel intégré qui centralise la gestion de l’ensemble des processus d’une entreprise, tels que la comptabilité, la production et la gestion des stocks, afin d’optimiser l’efficacité et la coordination des opérations. Pour vous aider dans l’implantation de votre ERP, nous avons établi un plan en 7 étapes afin que celle-ci se passe bien.
👉 Pour toutes questions, n’hésitez pas à contacter nos experts. Chez Hello Pomelo nous vous proposons d’intégrer Microsoft Business Central mais c’est un ERP qui ne correspond pas aux besoins de tous. N’hésitez donc pas à suivre notre guide si vous êtes encore dans la recherche de votre ERP.
1. Comprendre vos besoins
Avant même de commencer à rechercher votre solution ERP, il est impératif de comprendre les besoins de votre entreprise.
- Inclure toutes les parties prenantes
Le succès de votre projet ERP repose sur l’implication de toutes les parties prenantes. Des dirigeants aux employés des différents départements, en passant par l’équipe IT, les fournisseurs et même les clients. Chacun a un rôle à jouer et apporte une perspective unique. Tous les membres de l’entreprises doivent aplanir leurs besoins afin qu’aucun ne se sentent laissés pour compte lors de l’implantation de l’ERP.
- Evaluer les processus existants
Examinez vos méthodes opérationnelles actuelles. Quels sont les domaines qui pourraient bénéficier de l’ERP ? Cela peut être la gestion des commandes, des stocks, des finances ou des ressources humaines.
- Définir vos objectifs
Maintenant que vous sachez, quels sont vos besoins, vous pouvez-vous demandez ce que vous attendez d’un ERP. Qu’attendez vous de votre nouveau système ERP ? Réduction des coûts ? Amélioration de l’efficacité ? Augmentation de la satisfaction client ? Ces objectifs doivent être précis et mesurables. Chaque ERP a différents avantages et inconvénients c’est à vous de définir ce que vous attendez de votre outil.
2. Choisir l’ERP adapté
Maintenant que vous comprenez vos besoins, il est temps de chercher la solution ERP qui répondra à ces attentes.
👉 Pour vous aider à faire votre choix, voici notre article sur une sélection de 5 ERP pour répondre à vos différents besoins.
- Élaboration des critères de sélection
Listez vos critères pour évaluer les différentes solutions ERP. Ils peuvent être liés à votre secteur d’activité, aux fonctionnalités indispensables ou au budget.
- Comparaison des système ERP
Investiguez chaque option en profondeur. Assistez à des démonstrations, lisez des témoignages, informez vous sur les expériences des autres entreprises avec chaque solution.
3. Planifier le projet d’implantation de votre ERP
Une fois que vous avez choisi votre solution ERP, le véritable travail commence.
- Formation de l’équipe de projet
Assemblez votre équipe de projet. Cette équipe doit comprendre un chef de projet, des représentants de chaque domaine concerné et des experts techniques.
- Établissement du calendrier et du budget
Créez un calendrier détaillé pour chaque phase du projet et un budget prévisionnel pour éviter les surprises.
4. Mise en œuvre, tests et optimisation
La mise en œuvre de l’ERP est un processus complexe qui consiste en plusieurs étapes.
- Mise en œuvre
L’installation du logiciel ERP dans votre système est une tâche délicate. Consultez votre équipe IT et votre fournisseur ERP pour vous assurer que tout se passe comme prévu.
- Tests
Avant de mettre l’ERP en production, effectuez des tests approfondis pour identifier les problèmes potentiels.
- Optimisation
Après la mise en production de l’ERP, surveillez les performances et cherchez des opportunités d’amélioration continue.
Il est essentiel de noter que l’implantation d’un ERP n’est pas un processus linéaire. Chaque entreprise est unique et vous devrez probablement adapter ces étapes à votre situation spécifique. L’important est de garder à l’esprit l’objectif final : une gestion optimisée des ressources de votre entreprise.
5. Personnalisation de l’ERP
Une fois que le système ERP a été correctement choisi et mis en œuvre, l’étape de personnalisation est capitale.
- Adapter l’ERP à vos besoins spécifiques
Chaque entreprise a des besoins différents, c’est pourquoi il est important que le logiciel ERP puisse être adapté en fonction de vos spécificités. C’est le moment de revisiter l’analyse effectuée lors de la compréhension de vos besoins. L’ERP doit être en mesure de s’adapter à vos méthodes opérationnelles et d’aider à atteindre les objectifs précédemment définis. Il peut s’agir de l’amélioration du système de gestion des stocks, de la mise en place d’un système de facturation plus efficient, ou de l’optimisation de la gestion de la relation client.
- Faire appel à des experts
Cette étape peut nécessiter l’intervention de spécialistes du logiciel en question. Leur expertise sera précieuse pour garantir une personnalisation optimale de votre ERP. Ces experts peuvent être internes, s’ils ont été formés en amont, ou externes.
6. Formation des utilisateurs avant et après l’implantation de l’ERP.
Avant même l’implantation de l’ERP, vos employés peuvent être formés à une culture du changement et à de nouvelles technologies. De cette manière, une fois que le système ERP est en place et personnalisé, il sera plus simple de former correctement tous les utilisateurs finaux.
- Définir des formations adaptées
La formation doit être conçue en fonction du rôle de chacun dans l’entreprise. Les employés du service des achats n’ont pas besoin de connaître le fonctionnement de la gestion des stocks à un niveau aussi détaillé que la logistique, par exemple.
- Assurer un suivi
Après les formations initiales, prévoyez des séances de suivi pour répondre aux questions et résoudre les problèmes éventuels. Cela garantit que le système est utilisé de manière optimale et que tous les utilisateurs sont à l’aise.
7. Maintenance et évolution de votre ERP
Un projet ERP ne se termine pas avec la mise en production du système. Pour rester efficace et pertinent, le système doit faire l’objet d’une maintenance régulière et évoluer avec votre entreprise.
- Maintenance continue
La maintenance de l’ERP est essentielle pour garantir son bon fonctionnement. Cela inclut la résolution des bugs, la mise à jour du système et la vérification régulière de l’intégrité des données.
- Évolution du système
À mesure que votre entreprise se développe et que ses besoins évoluent, votre système ERP doit être capable de s’adapter à ces changements. Il est donc important d’anticiper ces évolutions et de planifier les mises à jour nécessaires en conséquence.
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L’implantation d’ERP chez Hello Pomelo
L’implantation d’un ERP est un processus complexe mais essentiel dans une stratégie de transformation digital. Il est important de bien planifier chaque étape, de la compréhension des besoins à la maintenance du système, en passant par le choix de la solution et la formation des utilisateurs. N’oubliez pas que l’ERP est un outil qui doit évoluer avec votre entreprise. L’objectif final est toujours de rendre vos processus plus efficients et de vous aider à atteindre vos objectifs d’affaires.
Chez Hello Pomelo nous vous accompagnons dans toutes les étapes de votre transformation digital, de l’implantation de votre ERP mais également dans la création de votre application ou de votre site e-commerce. Chaque phase est importante et nécessite une attention particulière pour garantir le succès de votre entreprise.
